Fluxo de trabalho mensal

Como Secretário, ou alguém que o ajude, o que deve ser feito cada mês para tirar o máximo proveito do Hourglass? Alguns passos simples ajudarão:

1. Enviar lembretes No início do mês, vá no menu Publicadores e clique Enviar lembretes. Isto enviará notificações a todos da sua congregação que instalaram o Hourglass no seu dispositivo móvel e e-mails para aqueles que usam um navegador. Eles serão lembrados de entregar o seu relatório.
2. Dar entrada de relatório em papel Alguns publicadores ainda entregarão os seus relatórios com o formulário S-4. Poderão não ter computador ou “smartphone” ou podem não se sentir confortáveis a entregar os seus relatórios eletronicamente. Assim, introduza os relatórios em papel de cada publicador.
3. Verifique relatórios em falta. Deixe o superintendente de grupo saber os relatórios em falta do seu grupo. Pode dar-lhe acesso ao Hourglass e enviar-lhe um lembrete para entrar, ou enviar email ou imprimir o relatório dos que estão em falta.
4. Verifique a exatidão. Quando a maioria dos relatórios estiverem entregues ou ao aproximar-se da data limite para enviar para a Filial, veja o relatório Detalhe Mensal. Analise-o verificando a exatidão, e esteja atento às notas. Um publicador pode sem querer colocar um dígito extra, fazendo com que 10 horas passem a ser 100 por exemplo.
5. Marque-o enviado Quando estiver pronto para enviar o relatório para a Filial, entre no jw.org e abra o relatório de Serviço de Campo. Numa outra janela, abra o Hourglass e vá ao relatório Sumário Mensal. Introduza os valores nos campos correspondentes no jw.org. Cuidadosamente verifique que a informação é transferida corretamente e que na segunda página (confirmação) do jw.org, os totais coincidem. Depois clique Enviado à Filial no Hourglass. Isto fará com que os relatórios que abranguem o sumário fiquem como enviados para a Filial.
6. Introduza a Assistência. Não se esqueça de introduzir a assistência do mês. Vá a Congregação, Assistência às Reuniões, clique no mês e introduza a informação do formulário S-3. Totais e médias serão automaticamente calculados.
7. Atualize o ficheiro físico. (apenas para as congregações que ainda não adotaram o formato eletrônico) Você pode escrever manualmente nos cartões de publicador, ou pode imprimir em cartões de índice em branco (4x6 polegadas). Poderá também atualizar o formulário S-88 das Assistências, e os cartões S-21 de cada publicador e os totais. Os totais estão disponíveis em Relatórios, Totais do Ano de Serviço.