Introdução ao Hourglass¶
O Hourglass é um sistema desenvolvido para ajudar o Secretário de Congregação. Ele permite que os publicadores insiram de forma segura os seus relatórios de serviço de campo e vejam o seu histórico. Se você ainda não assistiu o vídeo de introdução que é parte do Tour do Hourglass, pode vê-lo agora.
Esta introdução tem como objetivo providenciar uma visão geral dos conceitos básicos usados no Hourglass. São eles:
Registro de Publicador¶
Cada publicador na congregação possui um registro de publicador. Este registro inclui as informações encontradas no cabeçalho do Cartão de Registro de Publicador S-21, assim como a data de nascimento e batismo.
A lista de publicadores aparece no lado esquerdo da tela principal do Hourglass. Você pode clicar em um publicador para ver o seu registro, ou pode digitar parte do seu nome para encontrá-lo, use as teclas das setas para mover um registro para cima e para baixo e clicar enter ou seta direita para selecionar o registro.
O registro do publicador possui quatro abas: Publicador, Contatos de Emergência, Responsáveis e Opções. A maioria dos campos na aba Publicador são auto-explicativos, mas algumas notas são necessárias.
Contato de Família pode ser usado para filtrar a lista de contato com todos os publicadores para uma linha por família. Por selecionar esta caixa, talvez para o chefe de família, então quando for na lista de contatos, você pode escolher ver todos ou somente os contatos de família.
Primeiro Mês é visível quando o Status do publicador é Batizado ou Publicador Não-Batizado e define o primeiro mês que o publicador relata. Os meses anteriores ao primeiro mês não serão contados como em falta. A razão mais óbvia para usar esta função é quando existe um novo Publicador Não-Batizado que começa a relatar neste mês. Existem outras situações em que isso será útil, tal como quando alguém se muda para a sua congregação e você não deseja inserir (ou não possui) o histórico de relatórios dele.
Endereço será automaticamente preenchido a partir de outros endereços de sua congregação; uma vez que digite poucas letras de um endereço já existente, endereços semelhantes aparecerão e você poderá seleccioná-los. Por fazer isso, você poupará tempo e famílias com o mesmo último nome e endereço serão agrupadas juntas nas listas Todos os Publicadores e Grupos de Serviço de Campo.
Mudanças na aba Publicador precisam ser salvas; o botão Salvar mudará de cor quando for necessário. Salvando, aparecerá uma sinalização (check) verde, quando for bem-sucedido.
O menu Ações provê opções adicionais que podem ser aplicadas aos publicadores selecionados, tal como apagá-los, ver o seus cartões de registro, etc. Enviar Lembretes envia um lembrete apenas para este publicador, se ele está com o relatório mensal em falta. Remover Acesso remove a possibilidade do publicador inserir o seu relatório. Os seus registros permanecem inalterados, mas os relatórios passam a ter que ser inseridos manualmente por um Administrador de Congregação. O acesso pode ser restaurado se desejado.
Ícones de Publicador¶
Existem alguns ícones usados no Hourglass:
- indica que um email recente para este publicador não foi enviado. O endereço de email não é válido.
indica que este publicador é um Superintendente de Grupo
indica que este publicador é um administrador de congregação
Delegar¶
“Responsáveis” provê uma maneira para um publicador inserir relatórios em nome de outra pessoa. Isto é comumente usado para pais introduzirem relatórios pelos seus filhos, mas pode ser ativado para qualquer um.
Para habilitar, selecione o registro do publicador que permitirá que alguém insira relatórios por ele (ex. a criança). Na aba Responsáveis, coloque o nome da pessoa que introduzirá os relatórios (ex. o pai). Quando o pai acessa ao Hourglass, pelo navegador ou aplicação móvel, ele verá o seu registro e da criança e pode introduzir relatórios por ambos.
Contatos de Emergência¶
Informações de Contatos de Emergência podem ser salvas para cada publicador. Vá para Contatos de Emergência quando visualizar o registro do publicador e insira as informações. Se vários publicadores possuírem o mesmo contato de emergência, digite algumas letras e então selecione-o da lista que surgirá. Múltiplos contatos de emergência podem ser salvos para um publicador.
Uma lista completa de contatos de emergência da congregação, organizada por grupo, está disponível ao selecionar Publicadores, Lista de Contatos de Emergência.
Relatórios¶
Até 8 anos de atividade de serviço de campo pode ser salvo para cada publicador no Hourglass. Uma lista de meses aparece abaixo do registro de publicador, com os meses mais recentes primeiro. Os dados são salvos automaticamente e a confirmação disso é indicada por uma data na coluna Reportado.
Horas pode ser qualquer número inteiro, incluindo zero. Também podem ser 0.25, 0.5 ou 0.75 indicando 15, 30 ou 45 minutos. Outros valores resultarão em erro indicado pela linha ficar vermelha. Você também pode clicar com o botão direito em uma linha sem um relatório e selecionar Ativo para indicar um publicador que relatou alguma atividade no mês, em harmonia com o anúncio de dezembro de 2020.
Linhas do relatório ficarão desativada (em tom cinza) quando o relatório estiver marcado como enviado para a Filial (para mais informações sobre enviar relatórios mensais, veja Fluxo de trabalho mensal). O únicos campos disponíveis serão aqueles que não estão incluídos no relatório enviado para a Filial: Crédito e Notas.
Crédito é usado para controlar o crédito de horas de Pioneiros Regulares e Especiais para outros projetos teocráticos fora do serviço de campo. Os publicadores não podem introduzir diretamente esta informação; ele podem indicá-las nas Notas, mas o Secretário ou outro Administrador deve rever isso e introduzir o número correto de horas no campo Crédito.
Você pode clicar com botão direito do mouse na linha do relatório mensal para ver opções adicionais. Se o relatório foi marcado como enviado, você pode desfazer isto clicando em Desfazer Envio. Isto deve ser feito com extremo cuidado pois pode fazer com que os relatórios fiquem incorretos. A razão disso é que qualquer relatório passado é visto pelo Hourglass como relatório atrasado que será incluído nos totais mensais.
Para relatórios não enviados, você pode apagá-los ou marcá-los como enviados. Marcá-los como enviados significa que o relatório já foi enviado para a Filial. Por exemplo, isto normalmente é feito quando se introduz relatórios antigos, que não foram enviados pelo Hourglass.
Convites¶
Convite é a única maneira de permitir usuários acessar à sua congregação no Hourglass. Se deseja convidar um publicador para inserir os seus relatórios, ou um Ancião acessar como Administrador de Congregação, terá de enviar um convite.
Convites são usados para conectar o registro do publicador no Hourglass a uma das seguintes opções:
- Um aplicativo móvel instalado em dispositivo
- Uma conta do Google
- Qualquer endereço de email (com uma senha selecionada pelo usuário)
Os Convite são Usados apenas uma vez. Por razões de segurança, assim que um convite é usado para conectar uma das opções acima, ele torna-se inválido. Se um usuário possui vários dispositivos móveis, tais como tablet e smartphone, e deseja usar o Hourglass em ambos, ele precisará de um convite para cada dispositivo.
Convites aceitos em um navegador web permite que o utilizador crie uma senha ou entre com a sua conta Google. Uma vez feito isso, essas credenciais podem ser usadas em qualquer dispositivo para entrar. Para um Superintendente de Grupo ou um Administrador de Congregação ver a interface completa, com todos os relatórios, etc eles precisam acessar usando um navegador. Quando eles aceitam um convite, um pequeno botão branco aparece e permite que o aceitem num navegador em vez de ir para a loja de aplicativos do sistema.
docs.intro.invitations.5
Permissões¶
Existem quatro níveis de acessos avançados no Hourglass: Superintendentes de Grupo (Ver), Superintendentes de Grupo (Atualizar), Visualizar Toda a Congregação e Administrador de Congregação. Todos estes são gerenciados na página Perfis e Permissões.
Superintendentes de Grupo recebem automaticamente a permissão Superintendente de Grupo (Ver Relatórios) quando são designados Superintendente de Grupo na página Grupos de Serviço de Campo. Eles podem ver relatórios do seu grupo, mas não inseri-los. Eles podem também ver a lista de relatórios de serviço de campo em falta e a lista de contatos da congregação.
Se alguém recebe a permissão de Superintendente de Grupo (Atualizar), ele ganha o poder de inserir relatórios para os membros de seu grupo. Pode fazer isso através da interface web ou pelo aplicativo móvel. Ele pode também atualizar as informações de contato (telefone, e-mail e endereço) e contatos de emergência para os membros de seu grupo.
A permissão Visualizar Toda a Congregação permite a visualização de tudo no Hourglass: todas as informações e relatórios. Isso permite atualizar as informações de contato e contatos de emergência para todos no mesmo grupo do irmão. Se o irmão é um Superintendente de um grupo, isso também permite que ele insira relatórios para aqueles do seu grupo.
Administradores de Congregação podem fazer tudo; têm permissões totais para acrescentar e retirar publicadores, ver todos os relatórios, etc. É recomendado que pelo menos 2 Anciãos tenham esta permissão, para o caso de um deles perder acesso. Algumas congregações escolhem dar à sua Comissão de Serviço esta permissão. Como indicado em Convites, um convite deverá ser enviado para esses irmãos para que um acesso seguro lhes seja fornecido.