Flujo mensual de actividades

Como secretario, o su ayudante, ¿qué debe hacerse cada mes para obtener el mayor beneficio de Hourglass? He aquí unos pasos sencillos que le ayudarán:

1. Enviar recordatorios A principios del mes, vaya al menú Publicadores y haga clic en Enviar Recordatorio de Envío de Informe. Al hacerlo le enviará notificaciones a todos los que tengan instalado a Hourglass en sus aparatos móviles, o por medio de correos electrónicos utilizando un navegador de internet. Ellos recibirán recordatorios para entregar sus informes.
2. Introducir informes entregados en papel Es probable que algunos publicadores entreguen sus informes con el formulario S-4-S. Puede que no tengan una computadora (ordenador) o teléfono inteligente, o quizás no se sientan cómodos entregándolos de esta manera. Así que, tome sus informes e introdúzcalos.
3. Monitoreo de informes pendientes Permita que los Superintendentes de Grupo y sus auxiliares conozcan cuáles informes de cada mes están pendientes de los publicadores de su grupo. Puede darles acceso a Hourglass y enviarles un recordatorio para inicien sesión, o también puede enviar por email o imprimirles cuáles son los informes pendientes.
4. Revisar exactitud de informes Cuando la mayoría o todos los informes del mes estén registrados o esté próxima la fecha límite para el envío del informe de actividad a la Sucursal, vea el Informe Detallado. Verifique la exactitud, y observe detenidamente los comentarios. Por ejemplo, quizá un publicador accidentalmente capturó su informe de 100 horas en lugar de 10 horas, entonces podrá verificar y corregir estos errores.
5. Marcar como Enviado a Sucursal Cuando esté listo para enviar el informe a la Sucursal, inicie sesión en jw.org y vaya a la sección Congregación>Introducir informes>Servicio del campo. En otra ventana o pestaña de su navegador, abra Hourglass y vaya al Resumen mensual. Luego, los valores que Hourglass le muestre, introdúzcalos en los campos correspondientes de jw.org. Tenga cuidado de que la información corresponda exactamente (tome en cuenta que a partir de enero 2016 jw.org ya no le solicitará enviar informes de publicaciones distribuidas, ni de videos mostrados) los datos en la página de confirmación de jw.org y los totales de Hourglass deben coincidir. Luego de enviar el informe en jw.org de clic inmediatamente en el botón Enviado a la sucursal en Hourglass. Esto marcará todos los informes individuales de cada publicador incluidos en ese envío como «Enviados a Sucursal» y se cambiarán a color gris.
6. Registrar asistencia No olvide registrar la asistencia cada mes. Vaya al menú Congregación, luego Asistencia a las Reuniones, de clic en el botón correspondiente al mes que va a registrar, y registre la información del formulario S-3-S. Los totales y promedios serán calculados automáticamente.
7. Actualizar el archivo físico Usted puede actualizar manualmente sus tarjetas de registro de publicador, o puede también imprimirlas en tarjetas en blanco de 4» x 6». Usted podrá actualizar el Registro de Asistencia a las Reuniones de Congregación (S-88), las Tarjetas de Registro de Publicador (S-21) para cada publicador y los totales de la congregación. Los totales de la congregación los encontrará en el menú Informes, Totales por Año de Servicio.