Importando datos

Houglass, tiene la posibilidad de importar datos de las siguientes tres sistemas: KHS, TSWIN y The Secretary. El procedimiento paso a paso y las herramientas necesarias están disponibles en el menú Congregación, Importar en Hourglass. Por favor lea cuidadosamente la sección Sobre la importación; esta contiene algunas advertencias en relación con este proceso. Adicionalmente, observe que el cuidado en la importación se ha puesto en los datos del publicador y en su actividad de servicio. La información como los contactos de emergencia y otros datos que tal vez estén almacenados en los otros sistemas, no será importada.

Cuando importe datos, el sistema no sabe exactamente qué información ha sido enviada a la Sucursal en un mes dado. Por lo tanto, cuando vea el Resumen Mensual para meses que han sido importados, también verá una nota que indica que ese mes fue marcado como enviado cuando importó los datos de su congregación. Si va a eliminar un publicador de su congregación, esto afectará los Totales mensuales, debido a que no se enviaron a través de Hourglass, sino que fueron importados.

Lo más importante que debe verificar para tener una importación de datos exitosa, es asegurarse que los nombres coincidan exactamente. Si el primer, segundo nombre, o apellidos (o el sufijo) son diferentes, Hourglass asumirá que es otro publicador, lo que creará un nuevo publicador duplicado. Esto puede ser un gran problema si el registro del Administrador de Congregación, es decir el suyo, se duplica. El resultado de esto será que un registro tendrá todos sus informes personales de actividad históricos, mientras que el otro registro tendrá el rol de Administrador de Congregación. Si esto sucede, se puede resolver tomando las siguientes medidas, con el objetivo final de asignar el rol de Administrador de Congregación al registro de publicador que tiene sus informes personales de actividad históricos:

  1. Alterar el apellido del registro del publicador que actualmente tiene el rol de Administrador de Congregación, pero no tiene su histórico de informes de actividad. Que sea evidente que ésta es la que se desea borrar, para evitar confusiones. Por ejemplo, si el apellido es «López», cambiarlo a «López - BORRAR» o algo por el estilo.
  2. Vaya al menú Congregación, luego a Perfil y Permisos y asigné el rol de Administrador de Congregación al registro que acaba de importar. Es decir al que no le cambió el apellido.
  3. Agregue al menos a otro anciano como Administrador de Congregación. Al hacer esto, si usted pierde su acceso a Hourglass, alguien más podrá rehabilitárselo.
  4. Ahora tiene que iniciar sesión con el nuevo registro de publicador importado. Se puede hacer una de dos cosas:
    • Mande una invitación a uno de los otros ancianos que asignó como Administrador de Congregación. Haga que acepte la invitación desde un navegador web, borre el registro antiguo (el que cambió el apellido), y envíe una invitación al nuevo registro, importado.
    • Otra opción es, enviar una invitación al nuevo registro importado, siempre y cuando sea de una dirección de correo electrónico diferente. Aceptar la invitación, iniciar sesión, y luego podrá eliminar el registro con el apellido cambiado.

Si tiene problemas con lo anterior, o con cualquier error de importación de datos, por favor contacte a support@hourglass-app.com.