Introducción a Hourglass¶
Hourglass es un sistema diseñado para ayudar al Secretario de Congregación. Permite a los publicadores enviar de manera segura sus informes de servicio y ver su propio historial de actividad. Si aún no ha visto el video introductorio este es parte del tutorial de Hourglass, le recomendamos verlo ahora mismo.
Esta introducción tiene como objetivo proporcionar una visión general de los conceptos básicos utilizados en Hourglass. Son:
Registros de Publicador¶
Cada publicador en la congregación tiene su propio registro de publicador. Este registro incluye la misma información que se encuentra en la Tarjeta de Publicador (S-21), como la fecha de nacimiento y fecha de bautismo.
La lista de publicadores aparece del lado izquierdo en la pantalla principal de Hourglass. Puede dar clic en cualquier publicador para ver su registro, o puede escribir parte de su nombre para encontrarlo, use las flechas de desplazamiento arriba o abajo, y presione enter o right arrow para seleccionar su registro.
Cada registro de publicador tiene cuatro pestañas: Publicador, Contactos de Emergencia, Delegados y Opciones. La mayoría de los campos en la pestaña Publicador se explican por sí solos, pero se ofrecen algunas explicaciones.
Cabeza de familia puede usarse para filtrar a todos los publicadores y que solo aparezca una lista de familias. Al marcar esta opción, quizá al varón de cada familia o a la hermana que es cabeza espiritual de su casa, luego vaya a la lista de contactos, y podrá seleccionar ver a todos, o ver sólo un contacto por familia.
Primer mes es visible cuando el Estatus del publicador es Bautizado o No Bautizado, y aquí es donde se establece cuál es el primer mes de informe que se tomará para este publicador. Los meses anteriores a este primer mes indicado, no serán tomados como informes de servicio faltantes. El caso más común para usar esto es cuando hay un nuevo publicador, quien recién empieza a predicar ese mes. Otro caso en donde es útil esta opción es cuando un publicador se muda a su congregación y usted no desea o no tiene un historial de actividad de ese publicador o cuando alguien es readmitido.
El campo Dirección se auto completará buscando en las otras direcciones en su congregación; una vez que usted escriba algunas letras de la dirección, si la dicha dirección ya existe, esta aparecerá en una lista y podrá seleccionarla. Con ello usted ahorrará tiempo, y las familias con el mismo apellido y dirección aparecerán agrupadas en el informe Todos los publicadores y en la lista Grupos de Servicio.
Los cambios en la pestaña Publicador necesitan guardarse; el botón Guardar cambiará de color cuando haya cambios pendientes por guardar. Cuando se hayan guardado correctamente los cambios, usted verá una marca verde al lado de dicho botón.
El menú Opciones permite hacer acciones específicas para el publicador seleccionado, como eliminarlo, ver su Tarjeta de Publicador, etc. La opción Enviar recordatorios envía un recordatorio a este publicador solo si aún no se ha registrado su informe del último mes pasado. La opción Revocar acceso elimina a este publicador la posibilidad de enviar sus informes en Hourglass. Los registros de este publicador quedan intactos, pero sus informes de servicio tendrán que ser registrados manualmente por un Administrador de Congregación. El acceso puede ser restaurado desde este mismo menú, si se desea.
Iconos de Publicador¶
Hay algunos iconos utilizados en Hourglass:
- Indica que recientemente hubo problemas con el envío de email a este publicador. La dirección de email no es válida.
Indica que el publicador es Superintendente o Siervo de grupo.
Indica que el publicador es Administrador en la congregación.
Delegado¶
La función Delegados provee una forma fácil de que un publicador envíe el informes de actividad de otro publicador. Esto es muy común cuando los padres envían los informes de sus hijos pequeños, o si un cabeza de familia desea estar al tanto de la actividad de los miembros de su familia que viven en su casa, pero no se debe habilitar para cualquier publicador, ya que los registros de publicador son confidenciales.
Para activarlo, entre al detalle del publicador que va a permitir que otro envíe sus informes y vea su actividad (por ejemplo el hijo de un hermano). Luego en la pestaña Delegados, introduzca el nombre de la persona a la que se dará acceso delegado para enviar reportes por otra persona (por ejemplo el padre del niño). Así cuando el padre inicie sesión en Hourglass en un navegador web o en la aplicación móvil, verá su nombre y además el de su hijo, y podrá ver y enviar informes de actividad de ambos.
Contactos de Emergencia¶
Se pueden guardar Contactos de Emergencia para cada publicador. Vaya a Contactos de Emergencia en el menú Publicador o de clic en la pestaña Contactos de Emergencia si está en los detalles de un publicador. Si varios publicadores tiene el mismo contacto de emergencia, sólo escriba unas cuantas letras del contactos de emergencia y aparecerá una lista si ya está registrado, a continuación selecciónelo para asignar la misma información de contacto de emergencia a ese publicador. Se pueden guardar varios contactos de emergencia por cada publicador.
Un lista completa de contactos de emergencia de toda la congregación, organizada por grupos de servicio, está disponible en Publicadores, Lista de Contactos de Emergencia.
Informes¶
Se pueden guardar hasta 8 años de informes de actividad en Hourglass para cada publicador. Cuando selecciona un publicador, aparecerá en su registro detallado una lista de meses de su actividad en la parte inferior, iniciando por los meses más recientes. Cada registro es guardado automáticamente, y el guardado correcto es indicado al aparecer una fecha de registro en la columna Registrado.
Horas puede ser un número entero, incluyendo cero. También pueden ser fracciones de hora como 0.25, 0.5, o 0.75 para indicar 15, 30 o 45 minutos de tiempo. Cualquier otro valor generará un error, y será indicado al cambiar la fila de ese informe a un fondo rojo. También puede hacer clic en el botón derecho sobre una línea de informe vacío y seleccionar «Activo», para indicar un publicador que informó algo de actividad sin indicar cuántos minutos, en armonía con el anuncio de diciembre 2020.
Las filas de los informes de servicio que ya hayan sido marcadas como enviadas a Sucursal, aparecerá desactivadas (en gris), (para más información sobre el envío de Informes Mensuales, vea Flujo mensual de actividades) Los únicos campos que estará disponibles será aquellos que no estén incluidos en el informe que se envía a la Sucursal como: Créditos de horas y Comentarios.
Créditos es usado para registrar Créditos de Horas para precursores regulares y especiales que trabajan en otros proyectos fuera del campo. Los publicadores no pueden ingresar estos créditos de horas directamente, deberán indicarlos en los Comentarios de su informe, entonces el Secretario u otro Administrador revisará este comentario y registrará el número de horas de crédito en el campo correcto.
Al dar clic al botón derecho en la fila de un mes de un informe de servicio aparecerán opciones adicionales. Si el informe de ese mes ya fue marcado como enviado, podrá deshacerlo, dando clic en la opción Deshacer Envío a Sucursal. Esto debe hacer con extrema precaución pues puede causar que sus informes a la Sucursal sean imprecisos. La razón es que para Hourglass, cualquier informe marcado como no enviado, es tomado como informe tardío y se incluirá en el siguiente informe a la Sucursal, cuando en realidad ya se ha enviado en un informe anterior.
Para informes de actividad que no están marcados como enviados, usted puede eliminarlos o marcarlos como enviados. Marcarlos como enviados significa que ese informe de servicio de ese mes ya fue enviado a la Sucursal anteriormente. Esto es muy común cuando usted ingresa el historial de un publicador en Hourglass, por ejemplo al empezar a usar Hourglass, o cuando un publicador se muda a su congregación y sus informes ya se han enviado a la Sucursal mediante su congregación anterior, pero usted desea tener el historial de servicio de este nuevo publicador en Hourglass.
Invitaciones¶
Las invitaciones son la única manera de dar acceso a los publicadores de su congregación a Hourglass. Tanto si desea enviar una invitación a un publicador para que envíe su informe de servicio personal, como si va a permitir el acceso a otro anciano como Administrador de Congregación, deberá enviar la correspondiente invitación.
Las invitaciones se utilizan para vincular un registro de publicador de Hourglass con uno de los siguientes:
- La aplicación está funcionando en un dispositivo.
- Una cuenta de Google
- Cualquier dirección de email (con una contraseña seleccionada por el publicador)
Las invitaciones son de un solo uso. Por razones de seguridad, en cuanto un invitación es satisfactoriamente usada para vincular a un publicador con la congregación, esta automáticamente se vence, impidiendo usarla nuevamente. Si un usuario tiene múltiples dispositivos móviles, como una tableta y un celular, y desea usar la aplicación Hourglass en ambos, necesitará una invitación diferente por cada dispositivo.
Las invitaciones que sean aceptadas en un navegador web permiten al publicador crear una contraseña o iniciar sesión usando su cuenta Google. Una vez que realiza este paso, sus credenciales de acceso podrán ser usadas en cualquier dispositivo en el que inicie sesión. Para que los Superintendentes de Grupo y Administradores de Congregación puedan ver todos los informes y datos de los publicadores, deberán iniciar sesión en un navegador web. Cuando ellos acepten una invitación, un pequeño botón blanco que aparecerá en la invitación les permitirá dirigirse al inicio de sesión en vez de dirigirlos a la tienda de aplicaciones.
Las invitaciones pueden ser enviadas por medio del sitio Hourglass (esto abrirá su aplicación de correo predeterminada). Los Administradores de Congregación, también pueden enviar invitaciones desde la aplicación móvil mediante email, mensaje de texto SMS, o mediante un código QR único por publicador que genera la aplicación en pantalla.
Permisos¶
Hay cuatro niveles de acceso en Hourglass: «Superintendente de Grupo (sólo lectura)», «Superintendente de Grupo (actualizar información)», «Congregación (sólo lectura)» y «Administrador de la cuenta de Congregación». Todos estos son administrados en la sección Perfil y Permisos.
Los Superintendentes de Grupo reciben automáticamente el acceso como «Superintendente de Grupo (sólo lectura)», cuando son asignados como responsables de un grupo en la sección Grupos de Servicio. Ellos podrán ver los informes de servicio de los publicadores de su grupo pero no registrarlos ni modificarlos. Pero si podrán ver la lista de los informes faltantes del mes y la lista de contactos de toda la congregación.
Si a alguien se le da el acceso como «Superintendente de Grupo (actualizar información)», él tendrá la posibilidad de registrar informes de actividad sólo de los publicadores asignados a su grupo. Podrá hacerlo a través de un navegador web o de la aplicación móvil. También podrá actualizar la información de contacto (teléfonos, email y dirección postal) y los contactos de emergencia para los miembros de su grupo.
El permiso «Congregación (sólo lectura)» permite ver todo en Hourglass: toda la información y sus informes. Permite actualizar la información de contacto y emergencia de cualquiera que esté en el mismo grupo de a quién se da este permiso. Si el hermano es el Superintendente/Siervo del grupo, también podrá registrar los informes de los hermanos en su grupo.
Los Administradores de Congregación tienen acceso total; tienen acceso total para agregar y eliminar publicadores, ver todos los informes, etc. Esta función se recomienda para al menos dos ancianos, para el caso de que alguno pierda el acceso por alguna razón imprevista. Algunas congregaciones optan por dar este tipo de acceso a los ancianos del Comité de Servicio. Como se indicó en Invitaciones, se deberá enviar una invitación a estos hermanos para darles un acceso seguro a Hourglass.