Introduzione a Hourglass¶
Hourglass è un sistema progettato per aiutare il Segretario della Congregazione. Permette ai proclamatori di di inserire in modo sicuro i propri rapporti di servizio di campo e vedere lo storico dei propri rapporti. Se non hai ancora guardato il video introduttivo che fa parte del tour di Hourglass, dovresti guardarlo adesso.
Questa introduzione mira a fornire una panoramica dei concetti di base utilizzati in Hourglass. Sono:
Registrazioni dei proclamatori¶
Ogni Proclamatore della congregazione ha un cartoline Registrazione del Proclamatore. Questo cartolina include il tipo di informazioni trovate nella parte superiore della scheda di registrazione dell’S-21, come la loro data di nascita e battesimo.
L’elenco dei proclamatori appare sul lato sinistro della schermata principale di Hourglass. È possibile fare clic su un singolo proclamatore per visualizzare le sue registrazioni, oppure è possibile digitare parte del nome per eseguire una ricerca, quindi utilizzare i tasti freccia per spostarsi su o giù nell’elenco, e premere invio o la freccia destra per selezionare la relativa registrazione.
La registrazione del proclamatore contiene quattro schede: Proclamatore, Contatti di emergenza, Delegati e Opzioni. La maggioranza dei campi nella scheda Proclamatore si spiegano da sé, ma sono presenti comunque alcune note informative.
Contatto Di Famiglia può essere utilizzato per filtrare l’elenco dei contatti di tutti i proclamatori sino alla singola riga per famiglia. Selezionando questa casella, forse per il capofamiglia, quando si va alla lista dei contatti si potrò scegliere di vedere tutti o solo i contatti di famiglia.
Primo Mese è visibile quando lo Stato del proclamatore è Battezzato o Proclamatore Non Battezzato, ed è stato impostato il primo mese in cui ha consegnato il rapporto di servizio. I mesi precedenti a questo mese non saranno conteggiati come rapporti mancanti. L’uso più ovvio di questa funzionalità è quando un nuovo proclamatore non battezzato inizia a predicare nel mese in corso. Ci sono altre occasioni in cui è utile, per esempio quando qualcuno si sposta da un’altra alla tua congregazione e non vuoi inserire lo storico dei suoi rapporti (o non li hai proprio).
Il campo Indirizzo verrà completato automaticamente in base agli altri indirizzi della vostra congregazione; iniza digitando solo alcune delle lettere di un indirizzo esistente; appariranno indirizzi simili e potrai selezionarli. In questo modo, risparmierai tempo e consentirà di raggruppare le famiglie con lo stesso cognome e indirizzo negli elenchi Tutti i Proclamatori e Gruppo di Servizio di Campo.
Le modifiche alla scheda Proclamatori devono essere salvate; il pulsante Salva cambierà colore quando sarà necessario. Il salvataggio comporterà un segno di spunta verde quando avrà avuto buon fine.
Il menu Azioni fornisce ulteriori azioni che possono essere intraprese per il proclamatore selezionato, come l’eliminazione, la visualizzazione della cartolina di registrazione del proclamatore, ecc. Invia promemoria invia un promemoria solo a questo proclamatore se manca un rapporto per il mese passato. Revoca Accesso rimuove la possibilità di questo proclamatore di inserire il proprio rapporto. La sua registrazione rimane intatta, ma i rapporti successivi dovranno essere inseriti manualmente da un Amministratore della Congregazione. L’accesso può essere ripristinato se lo si desidera.
Icone proclamatori¶
Ci sono alcune icone usate in Hourglass:
- indica che una recente e-mail inviata a questo Proclamatore non è stata consegnata. L’indirizzo email non è valido.
indica che questo proclamatore è un sorvegliante di gruppo
indica che questo proclamatore è un amministratore di congregazione
Delegati¶
Le deleghe rendono possibile ad un proclamatore di inserire rapporti per conto di un altro. Questo è di norma usato dai genitori per inserire i rapporti per i figli, ma può essere abilitato per chiunque.
Per abilitarlo, scegli la registrazione di proclamatore della persona che si farà inserire il rapporto da qualcunaltr (per esempio il figlio). Nella scheda Delegati, inserisci il nome della persona che inserirà i rapporti per lui/lei (per esempio uno dei genitori). Quando il genitore accederà ad Hourglass, via browser o tramite una app su cellulare, vedrà sia se stesso che il figlio, e potrà visualizzare ed inserire i rapporti per entrambi.
Contatti di emergenza¶
Le informazioni di contatto di emergenza possono essere memorizzate per ogni proclamatore. Vai alla scheda Contatti di emergenza quando visualizza la registrazione del proclamatore e inserisci le informazioni. Se più proclamatori hanno lo stesso contatto di emergenza, digita solo alcune lettere e selezionalo dal menu a discesa che comparirà. È possibile impostare più contatti di emergenza per un ciascun proclamatore.
Un elenco completo dei contatti di emergenza per l’intera congregazione, organizzato per gruppo, è disponibile selezionando proclamatori, Elenco Contatti di Emergenza.
Rapporti¶
Con Hourglass Possono essere archiviati fino a 8 anni di attività di servizio per ogni proclamatore in Clessidra. Un elenco dei mesi appare sotto cartolina di Proclamatore quando si seleziona un proclamatore, con il mese più recente elencato per primo nella lista. L’inserimento dei dati viene salvato automaticamente e se fa tutto a buon fine viene indicato una data aggiornata nella colonna Segnalato.
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Le righe del rapporti saranno disabilitate (diventeranno grigie) quando il rapporto è stato contrassegnato come inviato alla filiale (per altre informazioni sull’invio mensile dei rapporti vedi Flusso mensile). Gli unici campi che saranno disponibili saranno quelli non inclusi nel rapporto alla filiale, cioè Crediti e Note.
Il campo Credito viene utilizzata per tenere traccia delle ore di credito per i pionieri regolari e speciali per il lavoro svolto in progetti teocratici che non sono ire di servizio di campo. I proclamatori non possono inserire direttamente queste informazioni; possono indicarle in un commento, ma il segretario o un altro amministratore dovrebbe esaminarle e inserire il numero corretto di ore nel campo Credito.
È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga del rapporto per ulteriori opzioni. Se il rapporto è stato contrassegnato come inviato, è possibile annullarlo facendo clic su Annulla l’invio. Questo dovrebbe essere fatto con estrema cautela in quanto potrebbe rendere imprecisi i rapporti alla filiale. Il motivo è che qualsiasi rapporto non inviato in passato viene visto da Hourglass come un rapporto di servizio di campo consegnato in ritardo e che quindi dovrebbe essere incluso nei totali del mese successivo.
I rapporti non inviati possono essere cancellati o contrassegnati come inviati. Contrassegnarli come inviati significa che il rapporto è già stato inviato alla filiale. Questo, per esempio, viene fatto di norma quando si inserisce lo storico dei rapporti per mesi che sono stati inviati prima di iniziare ad usare Hourglass.
Inviti¶
Gli inviti solo l”unico modo per consentire agli utenti l’accesso alla tua congregazione in Hourglass. Quando invitai dei proclamatori per consentire l’invio dei rapporti, puoi permettere ad un altro anziano di avere accesso come Amministratore della Congregazione solo inviandogli un invito.
Gli inviti vengono utilizzati per collegare il record del Proclamatore in Hourglass a uno dei seguenti:
- L’app mobile è in esecuzione su un’altro dispositivo
- Un account Google
- Qualsiasi indirizzo di posta elettronica (con una password scelta dall’utente)
Gli inviti sono usa-e-getta. Per motivi di sicurezza, in invito viene invalidato non appena questo viene utilizzato per collegare con successo un proclamatore. Se un utente dispone di più dispositivi mobili, come un tablet e un telefono, e vuole utilizzare l’applicazione mobile Hourglass su entrambi, avrà bisogno di un invito per ogni dispositivo.
Gli inviti accettati in un browser web consentono all’utente di creare una password o di accedere con il proprio account Google. Una volta fatto questo, queste credenziali possono essere utilizzate da qualsiasi dispositivo per accedere. Per consentire a un sorvegliante di gruppo o un amministratore di congregazione di vedere l’interfaccia completa, con tutti i rapporti, ecc. questi devonoaccedere con un browser. Quando accettano un invito, apparirà loro un piccolo pulsante bianco che permette loro di accettare con un browser invece di essere indirizzati all’app.
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Permessi¶
Ci sono quattro livelli di accesso privilegiato in Hourglass: Sorvegliante di gruppo (Visualizza), Sorvegliante di gruppo (Aggiorna), Congregazione Vedi Tutto, e Amministratore di congregazione. Sono tutti gestiti nella pagina Profili e Permessi.
I sorveglianti di gruppo riceveranno automaticamente il permesso Sorvegiante di Gruppo (Visualizza) quando vengono assegnati come sorveglianti di gruppo nella pagina Gruppi di Servizio. Potranno visualizzare i rapporti del loro gruppo, ma non potranno inserirli. Possono vedere anche la lista dei rapporti mancanti e l’elenco dei contatti della congregazione.
Se a qualcuno viene dato il permesso di Sorvegliante di Gruppo (Aggiorna), acquisisce la possibilità di inserire i rapporti per quelli del proprio gruppo. Possono farlo via web o tramite l’applicazione mobile. Possono anche aggiornare le informazioni di contatto (numero di telefono, e-mail e indirizzo) e i contatti di emergenza per coloro che fanno parte del loro gruppo.
Il permesso «Congregazione Vedi Tutto» consente la visualizzazione di tutto quello registrato in Hourglass: tutte le informazioni e i rapporti. Permette di aggiornare le informazioni, i contatto e i contatti di emergenza per chiunque sia nello stesso gruppo di questo fratello. Se il fratello è un sorvegliante di gruppo, gli consente anche di inserire rapporti per quelli che sono del suo gruppo.
Gli amministratori della congregazione possono fare tutto; hanno le autorizzazioni complete per aggiungere e rimuovere i proclamatori, visualizzare tutti i report, ecc. Si raccomanda che almeno 2 anziani abbiano questo ruolo, nel caso in cui uno perda l’accesso per qualche motivo. Alcune congregazioni scelgono di dare questo ruolo al proprio comitato di servizio. Come indicato in Inviti, un invito deve essere inviato a questi fratelli per fornire loro in modo sicuro l’accesso.